Системы электронного документооборота и их преимущества

Другой вопрос, что далеко не всем бизнесменам удаётся этого достигнуть. С чем это связано? Однозначного ответа на этот вопрос нет, поскольку успешность или неуспешность любого дела зависит от многих причин и факторов.

О важности правильной организации документооборота

Одно можно сказать с уверенностью: по-настоящему успешным может стать только правильно организованный бизнес, в частности, в данной статье мы обсудим один из чрезвычайно важных аспектов в деятельности любой компании - правильную организацию документооборота (ДО). 

Как известно, ни одна компания в процессе своей деятельности не способна обойтись без делопроизводства. Связано это с тем, что функционирование любых компаний предполагает создание различных документов:

• 1. приказов;
• 2. распоряжений;
• 3. писем;
• 4. протоколов и т.п..

В совокупности все эти деловые бумаги имеют вполне определённое название - организационно-распорядительная документация.

Так вот в сферу компетенции любого руководителя входит необходимость в правильной и чёткой организации во вверенной ему компании документооборота, по сути, являющегося особой системой, которая связана с оформлением, использованием и движением различной документации.

О преимуществах систем электронного документооборота

Следует сказать, что управлять ДО достаточно сложно и хлопотно, а потому это дело требует к себе весьма ответственного отношения. Именно поэтому в наше время столь остро стоит вопрос, связанный с необходимостью автоматизировать ДО, используя те или иные системы электронного документооборота (СЭД), подробнее с которыми можно ознакомиться на сайте http://docplace.ru/ecmreview/.

Дело в том, что использование СЭД существенно облегчает и ускоряет все процессы, связанные с хранением, регистрацией, отыскиванием документов, более того, они позволяют проводить настройку собственных маршрутов движения документации, обеспечивая при этом отслеживание текущих стадий процесса обработки каждого документа. 

Внедрение СЭД связано со значимыми преимуществами, так, речь идёт:

• 1. о повышении производительности труда, поскольку с внедрением СЭД работа с документами занимает значительно меньше времени;
• 2. о мгновенном доступе к актуальной информации, речь идёт о том, что при поиске какого-то документа СЭД выберет из нескольких его версий самую актуальную;
• 3. о существенном уменьшении количества ошибок, поскольку, как известно, практически все ошибки допускаются людьми;
• 4. о снижении материальных издержек, что достигается увеличением производительности труда и снижением затрат, направленных на приобретение расходных материалов, без которых невозможно обойтись, если вести ДО обычным способом;
• 5. об оптимизации взаимодействия между сотрудниками разных структурных подразделений внутри компаний;
• 6. о возможности одновременной работы с одним и тем же документом нескольких сотрудников;
• 7. об отсутствии потребности в дополнительных сотрудниках, даже если имеет место увеличение объёма производства;
• 8. о снижении рисков, сопряжённых с возможной утратой документации, например, по причине пожара и пр..  

Следует отметить, что в наше время существует достаточное число различных СЭД, а потому прежде чем их выбирать, неплохо было ознакомиться с их особенностями. Где? Конечно же, на веб-ресурсе DocPlace.ru, где, в частности, представлен подробнейший обзор основных СЭД.

Сайт DocPlace.ru станет вашим верным гидом в мире систем электронного документооборота!