Регламентирование работы с архивными документами

Они создаются для целенаправленного решения управленческих задач. Кроме того, они помогают обеспечить сохранность и использование материалов.

Работа с архивом документов здесь состоит из нескольких частей. В первую очередь стоит отметить необходимость систематизации материалов, что существенно облегчит их поиск в дальнейшем. Обычно различные отчеты, счета-фактуры формируют по определенным признакам в специальные дела, например, по периоду проведения или по типу отчетов. Дело следует аккуратно подшить и присвоить ему номер, а также указать срок хранения документов, по истечении которого они должны быть утилизированы.

Подготавливать материалы для передачи в архив и заниматься их последующим уничтожением могут как специально обученные люди, так и секретари и бухгалтеры. Однако нахождение документов в офисном помещении может несколько тормозить работу сотрудников и путать их. Арендовать дополнительное помещение является далеко не всегда выгодным. Большинство проблем могут решить специализированые архивы. Некоторые руководители до сих пор боятся передавать документы третьим лицам, так как любая информация – весомое преимущество для конкурентов.

Однако стоит отметить, что современные хранилища оснащены системой безопасности и видеонаблюдения, которые могут полностью исключить проникновение третьих лиц в помещение. Дополнительным шагом по обеспечению безопасности можно считать шифровку всех документов, передаваемых в архив. Специалисты хранилища присваивают каждому документу номер, шифр и отправляют на нужную полку. Вся база документов ведется в электронном варианте, что дает возможность быстро найти нужный материал.

Специалисты архива могут прислать в любой момент скан документа руководителю предприятия или же его доверенному лицу. Другим сотрудникам компании информация не предоставляется. Скан документа может быть прислан на электронную почту. В случае проверки или иной необходимости руководитель может запросить оригинал документа, который будет доставлен курьером в короткий промежуток времени.

Хранилище представляет собой специально оборудованное помещение, что говорит о надежности хранения материалов при помощи поддержании нужной температуры и уровня влажности. В случае возникновения чрезвычайной ситуации срабатывает система безопасности, которая быстро устраняет все внешние воздействия.